e-Arşiv Fatura

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, elektronik ortamda gönderilen fatura olup bazı temel farklılıklara sahiptir. e-Fatura, e-Fatura mükellefi olan şirketler arasında elektronik ortamda fatura gönderilip alınmasını sağlar. Yani e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere e-Fatura gönderimi yapılamaz. Ayrıca e-Fatura’da gönderilen her fatura önce GİB’e iletilir, ardından alıcıya iletilmek üzere e-Fatura sistemine gönderilir.

e-Arşiv kullanabilmek için e-Fatura kullanıcısı olmak zorunludur.

e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yapıldıktan sonra kağıt fatura kullanılmamalıdır. 509 Sıra Nolu VUK Genel Tebliğinin VIII. Diğer Hususlar maddesinde yer alan mücbir sebepler dahilinde e-Belge uygulamalarına dahil olan mükellefler uygulamaya dahil oldukları 7. günün sonuna kadar söz konusu belgeleri kağıt ortamda düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için e-belge ve kağıt ortamdaki belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir.

e-Fatura mükellefi olmayan tüm kurum yada kişiler e-Arşiv Fatura mükellefi konumundadır. Bu kurum ya da kişilere e-Arşiv Fatura kesilmelidir.

e-Arşiv Fatura keserken alıcı bilgileri bölümünde yer alan VKN/TCKN alanına alıcının vergi kimlik numarası girildiğinde, sistem alıcısına göre fatura türünü otomatik seçer. Unvanı kısmına alıcının unvanı; T.C. Kimlik numarası girildiğinde ise alıcının adı ve soyadının tam olarak girilmesi zorunludur. Bu bilgiler girildikten sonra faturaya mal/hizmet ayrıntıları eklenir ve doğrudan portal üzerinden GİB sistemine iletilir.

Evet, iptal olabilir. e-Arşiv faturalar gönderici tarafından iptal edilen ve iptal durumlarının da GİB sistemine raporlanabildiği faturalardır. Bu nedenle gönderici sistem üzerinden iptal edebilir. İptalin gerçekleştiği gün, izleyen gün sonuna kadar GİB sistemine iptal durumu entegratör tarafından raporlanır.

Gönderici kullandığı ticari yazılım ya da GİB/Özel Entegratör portallerinden fatura oluşturur ve gönderir. Gönderilen faturalar GİB sistemlerine iletilir. GİB faturaları şema/schematron kontrolüne tabi tutar. Herhangi bir hata almayan faturalar GİB sisteminden başarılı olduğuna dair yanıtı döner. Böylece gönderici sistemlerinde de faturanın durumu başarılı olarak değişir.

Kağıt çıktısı alınarak alıcısına teslim edilen e-Arşiv Fatura imza yetkilisi tarafından imzalanır. Elektronik olarak alıcısına mail ortamında iletilecek e-Arşiv Fatura’nın görüntüsünde de imza olmalıdır. Bu faturalara imza yetkilisinin ıslak imzası taratılarak görsel şekilde eklenebilir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura da olduğu gibi geriye dönük olarak düzenlenebilmektedir.

Geriye dönük e-Arşiv Fatura düzenleme

Sevk İrsaliyesi kullanılarak yapılan satışlarda,e-Fatura veya e-Arşiv Faturanın 7 gün içinde düzenlenmesi gerekir. Hizmet teslimlerinde ise Sevk İrsaliyesi söz konusu olmadığı için e-Faturanın, hizmetin verildiği anda düzenlenmesi gerekmektedir.

e-Arşiv Fatura'da 7 günlük süre nasıl hesaplanır ?

Vergi Usul Kanunu'nun 231/5. maddesine göre faturanın, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren azami 7 (yedi) gün içinde düzenlenmesi gerektiği, bu süre içerisinde düzenlenmeyen faturaların hiç düzenlenmemiş kabul edileceği belirtilmiştir.

KDV Kanununa göre 7 günlük sürenin hesaplaması

7 günlük süre hesaplanırken ay sonlarına dikkat edilmesi gerekir. 3065 sayılı KDV Kanunu'nun 10/a maddesine göre mal teslimi ve hizmet ifası hallerinde, malın teslimi veya hizmetin ifası ile KDV yönünden vergiyi doğuran olay meydana gelmekte, bu işlemlere ait KDV'nin ise vergiyi doğuran olayın meydana geldiği tarihin ait olduğu dönem KDV beyannamesi ile beyan edilmesi gerekmektedir.
al teslimi ve hizmet ifalarına ait KDV'nin, faturanın düzenlendiği ay değil, vergiyi doğuran olayın meydana geldiği ay KDV beyannamesi ile beyan edilmesi gerekmektedir. Aksine bir durum, KDV'nin geç beyanına neden olacağı için, bu durumda vergi ziyaı cezası uygulanır.

Geriye dönük e-Arşiv Fatura kesmenin cezası 2022

Vergi Usul Kanunu'na göre fatura, malın teslimatının yapıldığı tarihten itibaren en fazla 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre aşıldığı takdirde hiç düzenlenmemiş sayılarak Vergi Usul Kanunu'nun 353. maddesine bağlı olarak Özel Usulsüzlük Cezası kesilir. 7 günlük süreden sonra düzenlenen faturalar hiç düzenlenmemiş sayılarak 2022 yılında 500 TL'den az olmamak üzere fatura tutarının %10 oranında özel usulsüzlük cezası kesilir.
VUK 353/1'e göre; "e-Belge olarak düzenlenmesi gerekenler de dahil olmak üzere, verilmesi ve alınması icabeden fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu ile serbest meslek makbuzlarının verilmemesi, alınmaması, düzenlenen bu belgelerde gerçek meblağdan farklı meblağlara yer verilmesi, bu belgelerin e-Belge olarak düzenlenmesi gerekirken (istisnai haller haricinde) kağıt olarak düzenlenmesi veya hiç düzenlenmemiş sayılması durumunda; bu belgeleri düzenlemek ve almak zorunda olanların her birine, her bir belge için 2022 yılı için 500 Türk lirasından aşağı olmamak üzere bu belgelere yazılması gereken meblağın veya meblağ farkının %10'u nispetinde özel usulsüzlük cezası kesilir.

Bir takvim yılı içinde her bir belge türüne ilişkin olarak tespit edilen özel usulsüzlükler için kesilecek cezanın toplamı 2022 yılı için 250.000 Türk lirasını geçemez.